El semáforo de datos: lo que nunca debes pegar en ChatGPT

Una pregunta incómoda: ¿sabes qué están pegando tus empleados en ChatGPT ahora mismo?

Yo tampoco lo sé. Y tú probablemente tampoco...

Ese es el punto. La mayoría de los dueños que conozco me dicen una de dos cosas: "aquí nadie usa eso" (FALSO, la usan desde el celular) o "yo lo prohibí" (que es lo mismo que decir "la usan, pero no me lo cuentan").

Prohibir no funciona. Lo que funciona es darle a la gente una regla tan simple que la puedan recordar con el cliente esperando en el mostrador. A eso le llamo el semáforo de datos.

Rojo: esto nunca se pega en una IA

Ni en ChatGPT, ni en Gemini, ni en Claude, ni en la app nueva que alguien bajó ayer. Nunca. Punto final.

Cédulas, pasaportes, números de cuenta y de tarjeta.
Listas de clientes con nombres, teléfonos o direcciones.
Contraseñas, accesos, códigos de verificación.
Datos de salud o información médica de cualquier persona.
Contratos firmados, nóminas, salarios.
Precios y costos internos que no quieres que vea tu competencia.

Si te da pena que salga en el periódico, es rojo. ¿Captas la idea?

Amarillo: solo en la cuenta de la empresa y sin nombres

Aquí está la mayoría del trabajo útil. Se puede usar IA, pero con dos condiciones: que sea la cuenta de la empresa (no el Gmail personal de Juancito) y que quites los nombres antes de pegar.

Un correo de un cliente para responderlo mejor, cambiando "Doña Carmen" por "la clienta".
Un reporte de ventas del mes, sin nombres de clientes.
Un procedimiento interno para convertirlo en una guía más clara.
Una cotización tipo, con montos de ejemplo.

¿Por qué la cuenta de la empresa? Porque los planes empresariales te dan control: quién la usa, qué pasa con los datos y la posibilidad de cerrarle el acceso a quien se va. En una cuenta personal no tienes nada de eso. (Ojo: revisa los términos de tu plan; cada proveedor maneja la privacidad a su manera y cambian a menudo.)

Verde: úsalo sin miedo

Lo que ya está publicado: tu sitio web, tu catálogo, tus redes.
Ideas, lluvias de ideas, borradores de publicaciones.
Preguntas generales: "¿cómo organizo un inventario?", "explícame este término".
Traducciones de textos públicos.

Si ya lo puede ver cualquiera en internet, es verde.

Cómo ponerlo a funcionar esta semana

No necesitas un consultor para arrancar (aunque yo no me quejo si me llamas jajaja). Haz esto:

Imprime el semáforo en una hoja y pégalo donde se atiende al cliente. Si no está a la vista, no existe.
Pregunta, sin regañar, quién usa IA y para qué. Mejor una encuesta anónima: te van a decir la verdad.
Elige una sola herramienta para la empresa y paga el plan de empresa. Sale más barato que un susto.
Da un taller corto con ejemplos de tu propio negocio. Los ejemplos genéricos no se quedan.
Revísalo en 30 días. Pregunta de nuevo y ajusta.

Lo que el semáforo NO es

Te lo digo claro, porque hay mucho humo por ahí: esto no es asesoría legal y no te pone automáticamente en regla con ninguna ley. Es una buena práctica, de sentido común, que baja mucho el riesgo. Si tu negocio maneja datos delicados (salud, finanzas), además de esto habla con un abogado.

Lo que sí te garantizo es que un equipo con una regla clara comete muchos menos errores que un equipo con una prohibición que nadie respeta.

Ahora dime: si hoy le pregunto a tu equipo qué no se pega en ChatGPT, ¿qué me contestarían? Si la respuesta te da un poquito de miedo, hablemos. El diagnóstico es gratis, y tus números se quedan entre nosotros.